Quản trị hàng tồn kho

Sau khi học chương này, người học có thể:

Œ   Hiểu rõ thực chất của quản trị tồn kho và vai trò của tồn kho và bốn loại tồn kho: tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn chỉnh và các mặt hàng linh tinh.

   Hiểu được cơ cấu chi phí của tồn kho và quản trị vật liệu trong dịch vụ.

Ž   Hiểu được quản trị tồn kho ABC theo nguyên lý số ít quan trọng của Pareto.

   Hiểu được hệ thống tồn kho xem lại liên tục và mô hình số lượng sản xuất kinh tế, điểm đặt hàng lại và phân tích biên tế.

   Hoạch định nhu cầu vật tư “MRP” nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường; cách tiếp cận hoạch định nhu cầu vật tư và mở rộng hệ thống “MRP”. 

I. Tổng quan về quản trị tồn kho

Trong chương IV “Hoạch định tổng hợp, ta đã có dịp nói qua về chiến lược thuần túy, trong đó ta sử dụng tồn kho để tự trữ nhằm khi có nhu cầu cao. Tồn kho ở chương trước là tồn kho sản phẩm, đó chỉ là một dạng tồn kho mà thôi. Trong này ta nói đến ba loại tồn kho nữa mà quản trị viên tác nghiệp cần nắm rõ đó là tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu hoặc bộ phận cấu thành và tồn kho hàng linh tinh phục vụ sản xuất.

Trong chương này ta nghiên cứu cả bốn loại tồn kho dưới quan điểm quản trị sản xuất, còn tồn kho sản phẩm có liên quan nhiều hơn với bộ phận marketing, có nghĩa là làm sao bán hàng được nhiều hơn để giảm mức tồn kho.

1.1 Vai trò của tồn kho

Tồn kho là số lượng hàng hóa được tự tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai. Nhu cầu này có thể là sản phẩm của công ty mà cũng có thể là hàng cung cấp dùng trong quá trình gia công. Nếu công ty có quan điểm lạc quan thì họ tăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng kịp nhu cầu dự đoán trong tương lai. Trong thời kỳ suy thoái thì giảm lượng tồn kho xuống.

Mức độ tồn kho có liên quan đến nhu cầu mong đợi của sản phẩm. Người bán hàng nào cũng muốn dùng ảnh hưởng của họ để nâng cao mức tồn kho vì không muốn để khách hàng phải chờ đợi lâu. Nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có tồn kho lớn, vì nhờ đó họ lập kế hoạch sản xuất được dễ hơn. Tồn kho nhiều giảm được nguy cơ thiếu hàng bán ra khi máy móc hư hỏng hoặc thợ bỏ việc đột xuất.

Tuy nhiên bộ phận kế toán thì bao giờ cũng muốn tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì đồng tiền mắc kẹt ở tồn kho không chi tiêu vào mục đích khác được. Cho nên kiểm tra tồn kho là việc làm cần thiết, qua đó công ty có thể giữ tồn kho ở mức “vừa đủ”. Thế nào là “vừa đủ” là chủ đề chính của chương này, tức là đừng có “quá nhiều” mà cũng đừng có “quá ít”. Mức tồn kho quá nhiều, khiến giá thành tăng cao, khó cạnh tranh được với đối thủ trên thị trường. Còn tồn kho không đủ mức sẽ gây mất doanh số bán hàng, trong khi tồn kho nguyên vật liệu thiếu sẽ gây trì trệ sản xuất.

Ở tình trạng tồn kho đơn thuần, một món hàng được mua hoặc sản xuất, được cất vào kho rồi sau đó mới được mang ra dùng trong quá trình gia công hoặc bán đi. Kho hàng bán sỉ và bán lẻ hoặc kho phân phối là ví dụ rõ ràng về tình trạng tồn kho đơn thuần này. Trong chương 8 này ta sẽ thảo luận về loại tồn kho đó và cũng áp dụng cho loại tồn kho các mặt hàng linh tinh khác cần cho sản xuất, như văn phòng phẩm, bóng đèn, quạt máy, bảng điện v.v...

Trong sản xuất, tồn kho thường được phân làm 4 loại, đó là:

1) Tồn kho nguyên vật liệu/bộ phận cấu thành.

2) Tồn kho sản phẩm dở dang.

3) Tồn kho sản phẩm hoàn chỉnh.

4) Tồn kho các mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất hay dịch vụ.

1.2. Tồn kho nguyên vật liệu/bộ phận cấu thành

Ở đây ta không nói đến nguyên vật liệu dùng để hỗ trợ sản xuất mà là nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành để sau này sẽ trở thành một bộ phận của sản xuất. Thép dùng để chế tạo xe hơi là một ví dụ về loại này. Nên nhớ là nguyên vật liệu thô của một ngành kỹ nghệ nào đó có thể là sản phẩm cuối cùng của ngành khác.

Xe hơi cần thép - Thép cần quặng sắt, than cốc, đá vôi để luyện ra. Việc thành phẩm của công ty này là nguyên liệu ban đầu của công ty khác là có tính quyết định, vì nếu nhà sản xuất xe hơi tác nghiệp tồn kho có hiệu quả, thì nhà sản xuất thép cũng phải làm như vậy (đó là một trong những nguyên tắc cơ bản của “cung ứng đúng kỳ” JIT). Ngoài việc tồn kho ra ta còn phải chú ý đến chất lượng nếu thành phẩm ở giai đoạn 1 có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 đỡ mất công kiểm tra thêm.

1.3. Sản phẩm dở dang

Đó là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi sản phẩm đã làm xong rồi nhưng chưa bao bì đóng gói thì vẫn bị coi là dở dang, chưa xuất xưởng được. Vấn đề định nghĩa mức độ tồn kho mong đợi của sản phẩm dở dang được coi như tình trạng tồn kho thuần túy ở bất kỳ một điểm nào đó trong chu kỳ sản xuất, mặc dù tồn kho sản phẩm dở dang không mang tính thuần túy.

1.4. Thành phẩm

Tồn kho thành phẩm là mọi lô hàng sẵn sàng bán được. Ví dụ ở nhà máy nước ngọt Tribeco, thành phẩm là các chai nước ngọt được đóng vào két sẵn sàng gửi đi cho các đại lý bán. Trong tình trạng tồn kho thuần túy không có sự khác biệt giữa nguyên vật liệu (mua) và thành phẩm (bán). Trường hợp này chỉ dùng chữ “tồn kho” trơn là đủ, không cần dùng bổ ngữ.

1.5. Tồn kho các mặt hàng khác

Tất cả các loại mặt hàng công ty mua về không phải là thành phần của sản phẩm nhưng lại cần thiết để phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất. Văn phòng phẩm nằm trong loại này. Vài chủng loại như dầu bôi trơn máy, tuy có tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không là thành phần của sản phẩm cũng được xếp vào loại này. Thiết bị nâng hạ trong kho cũng là một ví dụ khác. Một ví dụ nữa trừu tượng hơn như công suất của máy phát điện dự trữ, dự phòng khi xí nghiệp bị cắt điện (năng lượng tồn kho để chạy nhà máy) cũng rơi vào chủng loại này.

1.6. Cơ cấu của chi phí tồn kho

Ta có thể giải quyết nhiều quyết định về tồn kho bằng cách dùng các chỉ tiêu kinh tế. Tuy nhiên một trong những điều kiện tiên quyết quan trọng nhất là hiểu được cơ cấu về chi phí. Cơ cấu chi phí tồn kho bao gồm loại sau đây:

1) Chi phí mua (giá) món hàng: Chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho một. Chi phí này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến một số lượng nhất định nào đó.

2) Chi phí đặt hàng: Chi phí đặt hàng gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt. Chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào số lượng món hàng định đặt mà phân trên toàn bộ lô mua. Chi phí này gồm có các chi phí đánh đơn hàng, gửi đơn hàng, chi phí vận chuyển, chi phí nhận hàng v.v... Khi món hàng được sản xuất ra chính ngay trong xưởng thì cũng có chi phí liên quan đến việc đặt hàng nội bộ và chi phí này cũng độc lập với số lượng món hàng được sản xuất ra. Ở đây chi phí này còn được gọi là chi phí điều chỉnh, bao gồm chi phí văn phòng phẩm cộng với chi phí cần có để điều chỉnh thiết bị sản xuất cho lô hàng. Chi phí điều chỉnh thường coi là cố định, trên thực tế ta có thể giảm nhỏ chúng nhờ thay đổi cách tác nghiệp về thiết kế và quản lý.

3) Chi phí tồn trữ: Chi phí này có liên quan đến việc giữ tồn kho món hàng trong một giai đoạn thời gian. Chi phí tồn trữ thường được tính bằng số phần trăm giá trị của món hàng. Ví dụ phí tồn trữ 15% năm của món hàng tức là mỗi 1.000 đ giá trị món hàng nếu để trong kho một năm thì phải trả 150 đ tiền tồn trữ. Trong thực tế chi phí tồn trữ tiêu biểu thường vào khoảng 15 đến 30 phần trăm mỗi năm.

Chi phí tồn trữ bao gồm ba thành phần:

a) Chi phí vốn: Khi món hàng được giữ tồn kho, thì vốn đầu tư không dùng vào mục đích khác được. Nó biểu hiện chi phí cơ hội mất đi cho việc đầu tư khác.

b) Chi phí cất giữ: Chi phí này bao gồm chi phí không gian chiếm trong kho, bảo hiểm và thuế. Trong một vài trường hợp, một phần của chi phí cất giữ là cố định, ví dụ như khi nhà kho thuộc vào bản thân công ty và không thể được dùng vào việc khác. Loại chi phí cố định này thì không bao gồm vào chi phí cất giữ tồn kho. Cũng như vậy đối với thuế và bảo hiểm, hai loại chi phí này chỉ được tính khi chúng thay đổi theo mức tồn trữ món hàng.

c) Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát: Chi phí do lỗi thời sẽ được phân bố cho các món hàng có nhiều rủi ro bị lỗi thời, mà rủi ro càng cao thì chi phí càng lớn. Sản phẩm hư thối sẽ chịu chi phí hư hỏng khi món hàng bị hỏng do quá hạn như lương thực và máu. Chi phí mất mát bao gồm chi phí bị mất cắp và gãy vỡ đối với các mặt hàng tồn kho.

d) Chi phí thiếu hàng: Chi phí thiếu hàng phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Ở đây xảy ra hai trường hợp. Thứ nhất giả sử phải đặt thêm hay hẹn lại khách hàng về một mặt hàng nào đó khiến khách hàng phải chờ cho đến khi có hàng. Việc này có thể làm mất thiện ý muốn hợp tác với công ty trong tương lai của khách vì bắt họ phải chờ đợi. Cơ hội bị mất này được kể như chi phí thiếu hàng. Trường hợp thứ hai nếu ta không có sẵn hàng thì mất cơ hội bán hàng. Tiền lời bị mất do bán được ít và thiện ý khách hàng bị giảm sẽ gây mất tiềm năng bán hàng trong tương lai cũng như bị lỗ.

Người ta thường khó đánh giá chi phí tồn kho, nhưng nhờ kiên trì người ta cũng tính được nó đủ chính xác để ra được quyết định đúng đắn.

Nhân nói về tồn kho, việc bàn đến quản trị vật liệu, đặc biệt là quản trị vật liệu của lĩnh vực dịch vụ là hết sức cần thiết.

II. Quản trị vật liệu dịch vụ

Vật liệu có đặc điểm là chúng được tiêu thụ (hay sử dụng) như là một phần của quy trình cung ứng một dịch vụ (hay duy trì một hệ thống cung ứng dịch vụ, hay đóng góp vài thành phần cụ thể của một dịch vụ). Chúng rõ ràng là có một vai trò như là một phần của quy trình kế hoạch vì không có chúng thì dịch vụ không thể được cung ứng theo như cách đòi hỏi. Các trách nhiệm về quản trị vật liệu được chia làm hai :

·     Ước tính nhu cầu và thu mua.

·     Tiếp nhận, lưu kho và phân phối.

Trách nhiệm thứ nhất thường kết nối với chức năng kế hoạch. Tuy nhiên trước khi tập trung vào điểm này, chúng ta hãy làm sáng tỏ một vài vấn đề nêu lên bởi trách nhiệm thứ hai vì nó khá quan trọng đối với dịch vụ là phục vụ khách hàng.

Các quy trình tiếp nhận, lưu kho và phân phối vật liệu phần lớn là trách nhiệm hành chính hay văn phòng. Có những mặc định về chất lượng, theo nghĩa là các “vật liệu”được cung cấp phải phù hợp với tiêu chuẩn và người ta thường ghi nhận những than phiền khi tiếp nhận chứ không phải khi sử dụng. Nhà hàng phải hài lòng với chất lượng của rau trái khi được giao, và những thứ này cần phải lưu trữ phù hợp để bảo đảm chúng tươi lâu. Càng ngày càng có nhiều công ty dịch vụ Việt Nam tìm cách phát triển những liên hệ lâu dài với các nhà cung cấp của chuỗi cung ứng chính mà kết quả thường là môi trường tín nhiệm, sự tin cậy rằng người cung cấp có khả năng giao hàng cho mình đúng theo tiêu chuẩn yêu cầu. Việc phân phối vật liệu có thể rất thiết yếu trong vài môi trường. Ví dụ như, tại bệnh viện Hoàn Mỹ, việc kiểm tra và rà soát chặt chẽ phải được thực hiện để bảo đảm phát đúng thuốc cho bệnh nhân. Thông thường người ta giữ sổ sách vì những mục đích chi phí và giá cả (ví dụ, bảo trì và sửa chữa xe). Ngay cả khi các vật liệu không được tính tiền trực tiếp, người ta vẫn lưu giữ sổ sách để chiết tính chi phí nhằm cung cấp đầu vào cho quy trình định giá.

Phần lớn người ta chú ý đến sự định mức cho các nhu cầu và việc thu mua vật liệu. Nhiều tổ chức sở hữu những số lượng lớn đủ loại vật liệu và các giám đốc không muốn bỏ ra quá nhiều thì giờ để kiểm soát chúng. Một phương cách ban đầu là sử dụng phần phân tích Pareto để xác định mức độ kiểm soát cần thiết. Các vật liệu có thể được sắp hạng theo giá trị sử dụng hàng năm. Thông thường, người ta nhận thấy rằng chừng 20 phần trăm các vật liệu đó có trị giá chừng 80 phần trăm tổng giá trị sử dụng hàng năm. Những vật liệu này thường được xem những vật liệu nhóm A. 30 phần trăm kế đó chiếm 15 phần trăm (nhóm B), và 50 phần trăm còn lại chiếm 5 phần (nhóm C).

Những ích lợi lớn có thể xuất phát từ việc kiểm soát chặt chẽ các loại thuộc nhóm A, và từ việc tiên liệu chính xác mức sử dụng tiềm năng và những yếu tố khác. Các thứ thuộc nhóm B và C không đòi hỏi nhiều thời gian như vậy nơi ban giám đốc và người ta có thể áp dụng phương cách đơn giản hơn. Cách này căn cứ vào hệ thống ghi chép các mức đặt hàng trở lại/các số lượng đặt hàng trở lại (ROL/ROQ, Reorder Level/Reorder Quantity). Một mức đặt hàng trở lại được lập sẵn, và khi nào hàng lưu trữ xuống đến mức này thì phải đặt mua trở lại một lượng hàng đã định. Với điều kiện là có niềm tin tổng quát vào những thông số này, các quyết định về quản trị vật liệu đều có thể ủy nhiệm cho người trực tiếp sử dụng vật liệu. Ví dụ sau đây minh họa phương cách ước tính các trị giá này.

Giả sử là một khách sạn lớn sử dụng xà phòng ở mức 1.000 thỏi mỗi tuần với giá 10 pence mỗi thỏi. Hiện tại, phải mất 2 tuần giữa ngày gởi giấy đặt hàng cho nhà cung cấp và ngày hàng đến khách sạn. Người ta ước tính rằng chi phí văn phòng để lập giấy đặt mua xà phòng là £10 (số tiền này không biến động theo lượng mua). Lưu trữ vật liệu bất cứ loại nào đều có tốn phí, đó là số vốn bị kẹt nơi lượng vật liệu tồn kho, mặt bằng chúng chiếm giữ v.v... Một cách thường dùng để chiết tính các chi phí này là biểu hiện nó thành phần trăm của trị giá trung bình của hàng lưu kho. Trong trường hợp này người ta ước tính là 15 phần trăm. Dựa vào thông tin này người ta có thể ước tính trị giá cho ROL và ROQ.

Mức độ sử dụng là 1.000 thỏi mỗi tuần và thời gian chuẩn là 2 tuần, vì vậy ROL phải ở mức mà khách sạn có thể đáp ứng nhu cầu cho thời gian chuẩn vì vậy ROL không thể dưới 2.000 thỏi.

ROQ thường được dựa theo bảng phân tích các chi phí liên hệ. Nếu số lượng này là Q thì lý tưởng nhất là lô hàng mới đặt mua phải đến vừa lúc cạn hàng lưu kho, như đưa ROL từ zero lên lại Q và cách này cứ tiếp diễn như vậy. Vậy, mức hàng lưu trữ trung bình là . Mức sử dụng hàng năm là 1.000 x 52 (thỏi x tuần). Nếu mỗi lần đặt mua là Q thì có (1.000 x 52)/Q lần đặt mua mỗi năm. Vì vậy tổng chi phí hằng năm có thể chiết tính là: Phí lưu kho hằng năm + Phí lập phiếu mua hàng năm 

III. Hệ thống tồn kho

Hệ thống tồn kho là tập hợp các thủ tục hoặc chính sách tác nghiệp mà việc thu nhập hoặc duy trì tồn kho được căn cứ vào đó. Có hai loại hệ thống tồn kho cơ bản:

·     Hệ thống xem lại liên tục.

·     Hệ thống xem lại định kỳ.

Trong hệ thống xem lại liên tục, mức tồn kho lúc nào cũng được giám sát. Khi mức tồn kho xuống thấp người ta sẽ đặt hàng tiếp. Điểm đặt hàng lại R sẽ được xác định khi mức tồn kho xuống thấp đến mức nào thì tiến hành đặt hàng mới, số lượng hàng được đặt Q cũng được xác định luôn. Một khi Q và R được xác định thì chính sách đã hoàn thành. Công ty cứ việc đặt Q món hàng mỗi khi mức tồn kho rơi xuống điểm R. Bởi vì mỗi lần đều đặt một số lượng giống nhau nên hệ thống xem lại liên tục còn được gọi là “hệ thống lượng đặt hàng cố định” (fixed order size systems FOSS) hoặc “Số lượng đặt hàng kinh tế EOQ (economic order quantity).

Hệ thống xem lại định kỳ có nhiều tiếp cận. Cứ sau mỗi quãng thời gian nhất định như tuần hoặc tháng, người ta kiểm tra lại mức tồn kho và tiến hành đặt hàng. Quy mô đặt hàng là số lượng cần để đưa mức tồn kho lên đến một mức đã được xác định trước, do đó nó thay đổi tùy theo từng giai đoạn. Người ta gọi hệ thống xem lại định kỳ là “hệ thống lượng đặt hàng cách quãng” (fixed order interval systems FOIS) hoặc “hệ thống đặt hàng kinh tế cách quãng” (economic order interval systems EOI).

Hệ thống tồn kho được chia theo các giả thiết qua việc phân tích chúng.

Hai giả thiết chính ta xét đến là:

· Tốc độ bổ sung.

· Cho phép thiếu hụt hay không.

Tốc độ bổ sung có thể hoặc vô hạn hoặc có hạn. Tốc độ bổ sung vô hạn có nghĩa là tất cả các món hàng đặt phải đến đúng lúc (bổ sung tức thời). Đó là trạng thái bình thường của việc cấp vật tư, bộ phận tạo thành, các mặt hàng linh tinh do người bán bên ngoài cung cấp.

Còn tốc độ bổ sung có hạn hàm ý muốn nói đến các món hàng đưa đến với tốc độ bằng tốc độ sản xuất, thường là các món hàng được sản xuất trong nội bộ nhà máy hơn là đặt ngoài và chúng được cung cấp với tốc độ có hạn.

Chuyện cho phép hay không cho phép hàng bị thiếu cũng là một chính sách. Sau này chúng ta sẽ thấy là không cho phép thiếu hàng tương đương với việc giả định có chi phí vô hạn do thiếu hàng. Điều này có nghĩa là chi phí thiếu hàng quá cao nên không ai có thể bỏ qua.

Ta còn có giả định phụ về kiểu nhu cầu. Trong chương này ta coi nhu cầu là không đổi trong suốt thời gian. Thứ nhất nó được kể như được biết chắc chắn và xác định. Ở cuối chương này thì nó được coi như có tính xác suất.

IV. Quản trị tồn kho ABC

Năm 1906 nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto quan sát thấy là trong một nhóm có nhiều món ta chỉ có một số nhỏ món có giá trị đáng kể mà thôi. Trong thời gian đó ông nghiên cứu về việc một số ít người trong xã hội lại có thu nhập nhiều nhất. Ta cũng có thể thấy là trong một sản phẩm bất kỳ chỉ có một số cơ phận là có giá thành rất cao, hoặc trong các tổ chức tự nguyện, có một số ít người đảm đương phần lớn các công việc. Quy luật một số ít quan trọng có thể được áp dụng vào quản trị tồn kho.

Trong tồn kho, một số ít món hàng thường có giá trị đo bằng đơn vị tiền tệ (nhu cầu nhân với chi phí) chiếm phần lớn trong tổng giá trị tồn kho toàn bộ. Do đó nên ta có thể tập trung tích cực vào việc kiểm tra một số ít chủng loại mặt hàng này. Trong công tác tồn kho, người ta phân các món hàng ra làm ba hạng: A, B, và C. Hạng A có đặc trưng bao gồm khoảng 20 % các món hàng nhưng chiếm đến 80 % tổng giá trị, ở đầu kia hạng C bao gồm 50 % các món hàng nhưng chỉ chiếm có 5 % tổng giá trị. Còn hạng B ở giữa với 30 % các món hàng chiếm 15 % tổng giá trị. Cách phân hạng tồn kho theo kiểu này thường được gọi là phân tích ABC hoặc quy luật 80 - 20.