Dự báo

Sau khi học chương này, người học có thể:

Œ Hiểu rõ thế nào là dự báo và tại sao phải dự báo. Dự báo theo thời gian : ngắn hạn, trung hạn, dài hạn là gì.

 Biết các cách tiếp cận dự báo định tính và định lượng.

Ž Biết được các phương pháp định tính chủ yếu : phương pháp chuyên gia, phương pháp lực lượng bán hàng, phương pháp Delphi, đặc biệt là phương pháp nghiên cứu thị trường.

 Hiểu được cách thu thập thông tin qua thư từ, điện thoại, phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm. Đặc biệt là tận dụng tối đa công cụ Internet để thu thập thông tin từ thị trường mục tiêu.

 Cách thu thập thông tin hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất ngày nay là nghiên cứu thông tin trực tuyến từ Internet.

‘ Hiểu được các phương pháp định lượng – nội dung chính của chương này như bình quân di động, bình quân di động có trọng số, san bằng số mũ, san bằng số mũ có điều chỉnh theo xu hướng, hoạch định theo xu hướng (theo thời gian) và hồi quy nhân quả.

’ Cuối cùng là giám sát và kiểm soát dự báo một cách hiệu quả.

2.1. Khái niệm và phân loại dự báo

2.1.1. Khái niệm dự báo:

Dự báo là nghệ thuật và khoa học tiên đoán các sự việc xảy ra trong tương lai. Đó có thể là cách lấy các dữ kiện đã qua để làm kế hoạch cho tương lai nhờ một số mô hình toán học nào đó. Đó có thể là cách dùng chủ quan hay trực giác để tiên đoán tương lai; hoặc cũng có thể là sự phối hợp giữa hai cái trên, có nghĩa là dùng mô hình toán học rồi dùng phán xét theo kinh nghiệm của người quản lý để điều chỉnh lại.

2.1.2. Vai trò của dự báo

Dự báo nhu cầu sản phẩm dịch vụ là vấn đề cốt lõi nhất trong hoạt động dự báo của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo ra những lợi thế cạnh tranh cho riêng mình. Dự báo nhu cầu sản phẩm dịch vụ giúp doanh nghiệp xác định phương hướng, chiến lược sản xuất một cách có hiệu quả, hướng sản xuất vào những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của thị trường và xác định được quy mô sản xuất phù hợp. Dự báo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất, tránh lãng phí nguồn lực và tận dụng tốt những cơ hội kinh doanh trên thị trường. Trên cơ sở những kết quả dự báo chính xác các nhà quản trị sản xuất có thể xây dựng các kế hoạch sản xuất sản phẩm, dịch vụ cho từng giai đoạn và dự kiến kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho sản xuất, đồng thời cũng đưa ra được những giải pháp để thích ứng với sự biến động của thị trường. Những thông tin thu được từ dự báo tạo cơ sở quan trọng cho các hoạt động sản xuất diễn ra thuận lợi, tránh và giảm thiểu những rủi ro thiệt hại trong sản xuất. Dự báo là căn cứ quan trọng trong việc ra quyết định chiến lược cũng như các quyết định điều hành sản xuất hàng ngày.

2.1.3. Đặc điểm chung của dự báo

Khoa học hiện đại có nhiều phương pháp dự báo khác nhau, nhưng chúng ta vẫn có thể rút ra được một số đặc điểm chung của dự báo như sau:

Một là, khi tiến hành dự báo người ta chấp nhận giả thiết: hệ thống các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị của đại lượng dự báo trong quá khứ, sẽ tiếp tục có ảnh hưởng trong tương lai.

Hai là, không có một dự báo nào là hoàn hảo.

Ba là, dự báo dựa trên việc khảo sát nhóm đối tượng càng rộng, càng đa dạng thì càng có nhiều khả năng cho kết quả chính xác.

Bốn là, độ chính xác của dự báo tỉ lệ nghịch với khoảng thời gian dự báo. Dự báo ngắn hạn thường có độ tin cậy cao hơn các dự báo trung và dài hạn.

2.1.4. Phân loại dự báo

2.1.4.1. Theo thời gian

Người ta phân chia các dự báo theo thời gian ra làm ba loại, cả ba loại này đều cần thiết cho nhà quản trị sản xuất:

(1) Dự báo ngắn hạn: Khoảng thời gian dự báo có thể đến một năm, nhưng thường là ít hơn ba tháng. Loại dự báo này được dùng trong kế hoạch mua hàng, điều độ công việc, cân bằng nhân lực, phân chia công việc và cân bằng sản xuất.

(2) Dự báo trung hạn: Khoảng thời gian trong dự báo trung hạn thường từ ba tháng đến ba năm. Nó cần cho việc đặt kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất và dự thảo ngân sách, kế hoạch tiền mặt và phân tích nhiều kế hoạch sản xuất khác.

(3) Dự báo dài hạn: Thường là cho khoảng thời gian trong ba năm hoặc hơn. Dự báo dài hạn dùng để làm kế hoạch cho sản phẩm mới, các tiêu dùng chủ yếu, xác định vị trí hoặc mở rộng doanh nghiệp và nghiên cứu phát triển.

Dự báo trung hạn và dài hạn có ba đặc trưng khác với dự báo ngắn hạn, thứ nhất là dự báo trung hạn và dài hạn phải giải quyết nhiều vấn đề có tính toàn diện và yểm trợ cho các quyết định quản lý thuộc về hoạch định kế hoạch và sản phẩm cho phân xưởng, và quá trình công nghệ. Thứ hai là dự báo ngắn hạn thường dùng nhiều loại phương pháp luận hơn là dự báo dài hạn. Đối với các dự án ngắn hạn người ta dùng phổ biến các kỹ thuật toán học như bình quân di động, san bằng số mũ và ngoại suy theo xu hướng. Nói rộng ra, các phương pháp ít định lượng được dùng để tiên đoán các vấn đề như có cần đưa một sản phẩm mới nào đó vào danh sách các chủng loại mặt hàng của công ty không. Và thứ ba là, như bạn có thể đoán trước, dự báo ngắn hạn có khuynh hướng chính xác hơn dự báo dài hạn. Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu thay đổi hàng ngày, nếu kéo dài thời gian dự báo ra thì có khả năng giảm độ chính xác dự báo, cho nên tất nhiên là ta cần phải cập nhật dự báo thường xuyên để giữ được giá trị và tính toàn vẹn của nó. Cứ sau mỗi giai đoạn bán hàng, ta phải duyệt và sửa lại bảng dự báo.

2.1.4.2. Căn cứ vào bản chất (nội dung) của lĩnh vực cần dự báo

Dự báo kinh tế: Những dự báo này mang tầm vĩ mô, và dựa vào việc nghiên cứu các quy luật vận động và phát triển kinh tế của quốc gia, khu vực và vùng kinh tế để lựa chọn phương pháp dự báo và đưa ra kết quả dự báo. Dự báo kinh tế rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch sản xuất. Ví dụ, những thông tin dự báo vĩ mô về tăng trưởng kinh tế, lạm phát, tỷ giá, lãi suất… giúp doanh nghiệp nhận biết được môi trường kinh tế có thuận lợi cho việc đầu tư mở rộng phát triển sản xuất hay không và dự tính trước những giải pháp phát triển sản xuất.

Dự báo khoa học công nghệ: Dự báo này chú trọng việc tiên đoán xu hướng phát triển công nghệ và khả năng ứng dụng công nghệ vào thực tiễn sản xuất. Dự báo công nghệ được thực hiện bởi các chuyên gia hiểu biết sâu về công nghệ cụ thể. Sự phát triển công nghệ sẽ tạo ra nhiều khả năng hơn cho sự phát triển sản xuất thông qua sự xuất hiện của những sản phẩm, nguyên vật liệu mới dựa trên những máy móc thiết bị, phương pháp sản xuất mới. Công nghệ mới cũng làm cho nhiều sản phẩm, phương pháp sản xuất trở nên lỗi thời, lạc hậu giảm khả năng cạnh tranh, thậm trí thị trường không còn nhu cầu về sản phẩm đó nữa.

Dự báo nhu cầu:  Dự báo nhu cầu tập trung chủ yếu vào nghiên cứu, phân tích các yếu tố thuộc về thị trường và những quy luật vận động của hành vi người tiêu dùng để đưa ra những dự báo về nhu cầu sản phẩm dịch vụ từng giai đoạn. Các doanh nghiệp thường rất quan tâm đến loại dự báo này vì kết quả dự báo trực tiếp là nguồn thông tin trực tiếp có tính hiệu quả cho việc định hướng phát triển cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp.

2.1.2.3. Ảnh hưởng của chu kỳ sống sản phẩm

Một yếu tố khác khiến ta phải chú ý đến khi triển khai dự báo bán hàng, nhất là dự báo trong thời gian dài, đó là chu kỳ sống của sản phẩm. Ta không thể nào bán sản phẩm và dịch vụ với một mức độ không đổi trong suốt thời gian sống của nó.

Nếu công ty bán ra được một sản phẩm được khách hàng ưa chuộng, mặt hàng này có thể đạt đến giai đoạn phát triển nhanh. Ở điểm này ta có thể đoán chắc là các đối thủ cạnh tranh của ta thế nào cũng cố giành một phần thị trường. Điều đó sẽ làm chậm lại sự phát triển và đẩy sản phẩm mau đến trạng thái trưởng thành và ổn định. Nhưng không có sản phẩm nào sống mãi mãi; cuối cùng là nhu cầu sẽ giảm dần và đời sống của sản phẩm cũng có lúc từ từ kết thúc.

Những sản phẩm nằm trong giai đoạn một và hai của chu kỳ sống của nó cần được dự báo dài hạn hơn là khi chúng đã đạt đến giai đoạn trưởng thành và suy thoái. Dự báo rất cần thiết khi đặt nhiều kế hoạch với các mức độ khác nhau về nhân lực, về tồn kho và về công suất nhà máy, khi sản phẩm đi từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối.

Loại và lượng dữ liệu có thể có ở mỗi giai đoạn cũng có ảnh hưởng đến phương pháp được chọn để dự báo. Vì trong giai đoạn đầu giới thiệu có rất ít hoặc hầu như không có sẵn dữ liệu nên người ta đành dùng dự báo định tính bằng kết quả nghiên cứu thị trường, bằng phán đoán và bằng cách ngoại suy với các sản phẩm tương tự đang có sẵn ở thị trường. Trong hai giai đoạn tiếp theo thì ta thu được các dữ liệu bán hàng càng ngày càng dồi dào, thì các cách phân tích bằng kỹ thuật thống kê như san bằng số mũ và hồi quy lại càng hữu dụng. Ở giai đoạn suy thoái, ta có rất nhiều dữ liệu, nhưng nó lại không thể giúp ta tiên đoán kiểu suy thoái sẽ xảy ra như thế nào. Ở đây một lần nữa ta lại phải dùng cách đánh giá, khảo sát thị trường, phương pháp ngoại suy đối với các sản phẩm tương tự đã được theo dõi trong những năm qua, nhằm giúp cho việc dự báo trong quản trị được thuận lợi.

2.2 Phương pháp dự báo

Trong dự báo nhu cầu người ta thường sử dụng kết hợp hai nhóm phương pháp dự báo chủ yếu đó là phương pháp định tính và phương pháp định lượng. Trong các nhóm phương pháp này có nhiều các phương pháp khác nhau, mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm riêng, không phương pháp nào có ưu thế tuyệt đối. Phương pháp này có thể tốt đối với doanh nghiệp này trong một số điều kiện nào đó, nhưng cũng có thể không áp dụng được cho doanh nghiệp khác.

   Ngoài ra cần nhận thức là các cách dự báo đều có hạn chế của nó, ít khi nó được hoàn hảo. Để thực hiện và giám sát việc dự báo cần có những chi phí nhất định, trong đó một số phương pháp có thể đòi hỏi chi phí khá cao.

2.2.1. Phương pháp dự báo định tính

Phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận. Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác kinh nghiệm và sự nhạy cảm của nhà quản trị để dự báo. Nhóm này bao gồm các phương pháp sau:

• Lấy ý kiến của ban lãnh đạo

Khi tiến hành dự báo, người ta lấy ý kiến của các nhà quản trị cấp cao, những người phụ trách các công việc, các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Đây là các cán bộ điều hành cao cấp, những người đã có những số liệu tổng hợp về các mặt hoạt động của doanh nghiệp kèm theo các kết quả đánh giá, phân tích. Dựa vào kinh nghiệm, tài phán đoán, số liệu tình hình của doanh nghiệp và thông tin trên thị trường, các cán bộ này sẽ đưa ra những kế hoạch cụ thể. Đây là phương pháp dự báo phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường áp dụng vì nó đơn giản lại cho kết quả nhanh và chi phí thấp.

Nhược điểm của phương pháp này là có tính chủ quan của các thành viên và ý kiến của người có chức vụ cao, có quyền lực thường chi phối ý kiến của những người khác.

• Lấy ý kiến của lực lượng bán hàng

Những dự báo về số lượng hàng bán trong tương lai của mỗi khu vực được thu thập từ các nhân viên bán hàng. Những dự báo này được tập hợp lại để hình thành một bản dự báo về số lượng hàng bán trên tất cả các khu vực. Đây là một dự báo phổ biến đối với các công ty có hệ thống liên lạc tốt và có đội ngũ nhân viên trực tiếp bán hàng. Các nhân viên bán hàng là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, hơn ai hết, họ sẽ hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng, số lượng, chất lượng và chủng loại hàng cần thiết.

Nhược điểm của phương pháp này là phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người bán hàng. Một số có khuynh hướng lạc quan đánh giá cao lượng hàng bán của mình, ngược lại một số khác lại muốn giảm xuống để dễ đạt định mức.

Phương pháp này được nhiều nơi sử dụng như các nhà xuất bản sách giáo khoa, các nhà sản xuất các sản phẩm công nghiệp.

• Lấy ý kiến của khách hàng

Những dự báo về số lượng hàng bán trong tương lai được thu thập trực tiếp từ các khách hàng. Những khách hàng này sẽ được hỏi về lượng hàng của công ty mà khách hàng đó có dự định mua tại mỗi khoảng thời gian trong tương lai. Dự báo lượng hàng bán được trong tương lai của công ty được xác định bằng cách tập hợp những ý kiến phản hồi của khách hàng. Phương pháp này thích hợp với những công ty có mối quan hệ với một số ít khách hàng và doanh nghiệp có thể kết hợp với việc điều tra ý kiến của khách hàng về sản phẩm của công ty.

Nhược điểm của phương pháp này là tốn kém về tài chính và thời gian, thêm vào đó tính chính xác của kết quả đòi hỏi khách hàng phải có thái độ tích cực và ý kiến của khách hàng phải có tính chất khách quan.

• Điều tra thị trường

Nghiên cứu thị trường: hỏi qua email, phỏng vấn qua điện thoại... trên thị trường của công ty hiện nay. Điều tra thị trường: điều tra các sản phẩm được bán trên một số thị trường mục tiêu, sau đó suy ra cho toàn bộ thị trường. Phương pháp này phù hợp đối với các sản phẩm mới hoặc cho các sản phẩm hiện tại được gia nhập vào đoạn thị trường mới.

Nhược điểm của phương pháp này là chi phí thực hiện cao, đôi khi các thông tin lấy được không chính xác, không nhìn thấy thái độ, cảm xúc của người được hỏi.

• Phương pháp chuyên gia

Phương pháp này còn gọi là phương pháp Delphi. Đó là phương pháp lấy ý kiến của các chuyên gia ở những vùng địa lý khác nhau để xây dựng dự báo. Mỗi chuyên gia được phát một số câu hỏi, các phối hợp viên gom những bảng trả lời, sắp xếp, chọn lọc, viết lại và gửi cho các chuyên gia trả lời tiếp. Quá trình lại tiếp tục đến khi thoả mãn những yêu cầu đề ra. Phương pháp này tránh được mối liên hệ trực tiếp giữa các cá nhân với nhau, không bị ảnh hưởng bởi người có ưu thế trong nhóm.

Nhược điểm của phương pháp này là rất tốn kém và đòi hỏi trình độ tổng hợp rất cao của các điều phối viên và người ra quyết định.

2.2.2. Các phương pháp dự báo định lượng 

2.2.2.1. Bình quân giản đơn

Bình quân giản đơn là phương pháp dự báo trên cơ sở lấy trung bình của các dữ liệu của thời gian đã qua (trong đó nhu cầu của các giai đoạn đều có trọng số như nhau). Công thức tổng quát của phương pháp này như sau:

1. Phương Mai Anh, Phạm Trung Hải (2016), Giáo trình Quản trị sản xuất (Lưu hành nội bộ - Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp), NXB Lao Động. Trang 46÷78.

2. Đồng Thị Thanh Phương (2011), Quản trị sản xuất và dịch vụ, NXB Lao động Xã hội. Trang 28÷64.

3. Đặng Minh Trang, Lưu Đan Thọ (2015), Quản trị vận hành hiện đại, NXB Tài Chính. Trang 47÷80.